Wat is een permanent voorraadsysteem in de boekhouding?
Perpetual Inventory System in de boekhouding betekent het onderhoud van real-time aan- en verkoop van voorraad met behulp van een geautomatiseerd computersysteem en berekent gemakkelijk de Cost of Goods Sold (COGS) voor een productiebedrijf, waardoor het uiteindelijk niet meer nodig is om eeuwenoude periodieke voorraadrecords bij te houden door middel van fysieke verificatie van voorraad op periodieke basis.
Componenten
- Bin Cards - Bin Card registreert de status van de beweging van goederen die zijn opgeslagen op de voorraadopslagvloer. Een typisch bedrijf met een grote opslagruimte zal een bin-kaart gebruiken om een lopende beweging van de voorraad in de hand en de veroudering van die voorraad vast te leggen.
- Stores Ledger - Een store ledger is een handmatige of geautomatiseerde registratie van de grondstoffen en verbruiksgoederen die zijn opgeslagen op een productievloer, die de huidige hoeveelheid items in de hand bijhoudt.
- Continue inventarisatie - Continue inventarisatie betekent fysieke inventarisatieverificaties die regelmatig worden uitgevoerd door de entiteit of de externe / interne auditors.
Voorbeeld van het doorlopende voorraadsysteem in de boekhouding
Continu voorraadsysteem versus periodiek voorraadsysteem
| Perpetual inventory systeem | Periodiek voorraadsysteem | |
| Voorraadcontroles worden regelmatig in realtime uitgevoerd via geautomatiseerde verkooppunt- en voorraadverplaatsingssoftware. | Voorraadcontroles worden minder vaak uitgevoerd en over het algemeen uitgevoerd op maandelijkse, driemaandelijkse, halfjaarlijkse en jaarlijkse rusttijden. | |
| Geeft nauwkeurige en bijgewerkte informatie over beschikbare voorraad en kosten van verkochte goederen en productiekosten; | Geeft geen nauwkeurige en bijgewerkte informatie over beschikbare voorraad en kosten van verkochte goederen en productiekosten; | |
| Biedt management en belanghebbenden tijdig bijgewerkte statistieken over de voorraadbeweging van het bedrijf, zodat budgetten en prognoses regelmatig worden bijgewerkt. | Biedt management en belanghebbenden niet tijdig bijgewerkte statistieken over de status van de voorraadbeweging van het bedrijf, aangezien de records periodiek worden bijgewerkt, hetzij op maandelijkse, driemaandelijkse of halfjaarlijkse basis, waardoor budgetten en prognoses zijn niet regelmatig bijgewerkt. |
Voordelen
- Tijdens de fysieke controle van de voorraad intern of extern is het niet nodig om de productie van goederen over de productievloer te stoppen.
- De voorraad goederen, de kosten van verkochte goederen en de productiekosten zijn altijd direct beschikbaar.
- Het helpt bij het handhaven van de economische bestelhoeveelheid; er is geen behoefte aan extra werkkapitaalinvesteringen / blokkering.
- Het helpt bij het tijdig opsporen van diefstal, verlies, diefstal en verspilling van goederen, zodat het management tijdig corrigerende maatregelen kan nemen.
- Omdat de hoeveelheid en hoeveelheid van alle soorten voorraad direct beschikbaar zijn, wordt het opstellen van financiële overzichten niet vertraagd en zijn de voorraadrecords altijd direct beschikbaar voor zowel externe als interne verificatie.
- Deze methode helpt bij het verkrijgen van de juiste controle over winkels en is de complete en betrouwbare methode van voorraadsysteem.
Nadelen
Hoewel het bijhouden van alle goederen duur en omslachtig kan zijn, is er op de markt goedkope en betrouwbare software beschikbaar om deze problemen op te lossen.
Gevolgtrekking
Doorlopend voorraadsysteem biedt het management de actuele status van voorraadverplaatsing, situatie en kosten van verkochte goederen en productiekosten op een realtime basis, wat niet mogelijk was in een periodiek voorraadsysteem. Dit kan echter duur en tijdrovend zijn. Ook kan de berekening van de voorraad in een permanent voorraadsysteem soms afwijken van de werkelijke voorraadniveaus als gevolg van niet-geregistreerde transacties en diefstallen, dus de organisatie moet periodiek de boekbalans vergelijken met de werkelijke voorraad in handhoeveelheden en de boekbalansen indien nodig aanpassen.
Ongeacht wat dan ook, het doorlopende voorraadsysteem wordt altijd beschouwd als een geprefereerde methode voor voorraadberekening en onderhoud, omdat het altijd nauwkeurige en actuele voorraadinformatie produceert op een regelmatige en realtime basis als dat nodig is voor het management van een organisatie. Het systeem voor permanente opslag werkt het beste met geautomatiseerde en computergestuurde tools die in realtime worden bijgewerkt door het personeel op de productievloer met behulp van barcodescanners of door verkoop- / productiemedewerkers die verkoopautomaten gebruiken. Het is het minst werkbaar wanneer wijzigingen / bewegingen in voorraad worden geregistreerd op handmatige voorraadkaarten, aangezien de kans groot is dat boekingen niet correct of niet tijdig en efficiënt worden gemaakt.
