Petty Cash Book Betekenis
Klein kasboek is het boekhoudboek dat wordt gebruikt om de kleine kasuitgaven te registreren, dwz de uitgaven die van het kleine bedrag zijn dat het bedrijf in zijn dagelijkse activiteiten doet.
Het kleine kasboek kan worden uitgedrukt als een formele samenvatting van de kleine kasuitgaven, die verwijst naar de normale dagelijkse uitgaven van het bedrijf, die geen verband houden met de directe lijn van het bedrijf. Het is een boekhoudboek dat wordt gebruikt voor kleine registratiekosten en van geringe waarde.
Hoe werkt het kleine kasboek?
- De basis van de boekhouding ligt in de drie belangrijkste boekhoudkundige termen en rekeningen, die het dagboek, het grootboek en het kleine kasboek omvatten. Elke transactie die in de boekhouding wordt geregistreerd, gaat via deze drie hoofdrekeningen om te worden vastgelegd.
- Journal is een integraal onderdeel van de boekhouding, het startpunt van de boekhouding, en het registreert alle zakelijke transacties. Het kleine kasboek daarentegen registreert de transactie met betrekking tot de geldrekening. Vanaf de start van het tijdschrift wordt de grootboekrekening opgesteld, met behulp waarvan de definitieve boekhouding van het bedrijf wordt opgesteld.
- Er zijn echter verschillende transacties tijdens de normale gang van zaken, die van het zeer kleine en nominale bedrag zijn en niet worden geregistreerd in de kasboekrekening. Voor dergelijke transacties wordt Petty Cash Book gebruikt.
Formaat van het kleine kasboek
Hieronder ziet u het voorbeeldformaat van het Petty Cash Book.
De persoon die verantwoordelijk is voor het registreren van de ontvangsten en de betalingen staat bekend als de kleine kassier. In het bedrijf wordt het kleine kasboek meestal bijgehouden door de administratieve afdeling van het bedrijf, aangezien de boekhoudafdelingen over het algemeen worden bezet door de meer belangrijke zakelijke transacties, en ook de administratieve afdeling is alleen verantwoordelijk voor dergelijke uitgaven.
Kleine kasboeksystemen
Het geld wordt aan de kleine kassier gegeven op basis van het volgende kleine kassasysteem: -
# 1 - Gewoon klein geldsysteem
Volgens dit systeem wordt een vast bedrag in contanten aan de kleine kassier gegeven. De kassamedewerker is verantwoordelijk voor het bijhouden van alle uitgaven voor de beoordeling van de hoofdkassier en deze te presenteren voordat nieuwe fondsen worden aangevraagd om de dagelijkse uitgaven opnieuw te doen
# 2 - Systeem van kleine bedragen in contanten
In het kader van het kasgeldsysteem van ter goede rekening wordt het bedrag van de kleine kassier vastgesteld voor een bepaalde periode, waaronder gewoonlijk minder dan een maand of een week. Tijdens deze periode moet de kassamedewerker de kleine geldrekening beheren onder het opgegeven budget. Aan het einde van de periode dient de kassamedewerker het rapport in en het door hem uitgegeven bedrag wordt terugbetaald zodat het bedrag gelijk wordt aan het beginsaldo aan het begin van de vorige maand. Als de uitgaven hoger zijn dan het ingediende bedrag, moet er een speciaal verzoek worden ingediend waarin wordt vermeld dat de vereiste moet worden voorgelegd aan de hoofdkassier om het geld voor een bepaalde tijd aan te vullen. Imprest Petty Cash System is op grote schaal door de bedrijven gebruikt om hun kleine geldrekening te beheren.
Voordelen
- Volgens deze Petty Cash System-methode wordt de feitelijke behoefte aan contanten effectief gerealiseerd. Als bijvoorbeeld in een maand $ 1.000 alleen aan dergelijke uitgaven wordt besteed, kan het aanvankelijke bedrag dat aan de verantwoordelijke partij wordt verstrekt onmiddellijk worden verhoogd of verlaagd na analyse van de periode en de aard van het optreden van kosten.
- Imprest Petty Cash System minimaliseert ook de kans op fouten die kunnen optreden tijdens de boekhouding, aangezien de hoofdkassier deze periodiek beoordeelt
- Het is beproefd en getest en is een efficiënte methode die ook minder tijdrovend en efficiënt is
- Deze methode kan ook kostenbesparingen opleveren voor het bedrijf, aangezien het bedrag aan kleine gelduitgaven zorgvuldig wordt geanalyseerd en periodiek wordt gecontroleerd om te beseffen hoeveel contant geld er nodig is en waar het bedrijf kan besparen op de kleine uitgaven.
- Imprest Petty Cash System stelt de personeelsleden ook in staat om effectief met contant geld om te gaan om hun waarde aan hun senioren te bewijzen dat ze ook kunnen worden gezien als toekomstige cashmanagers van het bedrijf
Nadelen
- Het gebruik van dit systeem duurt soms erg lang, kan tijdrovend worden en vereist vaak enige middelen om erachter te werken, die ook kan worden ingezet voor andere efficiënte en nuttige taken
- Het systeem moet periodiek opnieuw worden herzien en elk geregistreerd bedrag moet worden afgezet tegen elke uitgave, wat een langdurig proces kan worden als het aantal boekingen een aanzienlijk bedrag in het bedrijf is
Gevolgtrekking
Het kleine kasboek is een handmatig systeem voor het registreren van uitgaven en is vaak foutgevoelig en wordt soms een omslachtige taak om de boeken bij te houden en elke transactie vast te leggen, vooral in een groot bedrijf. Om dit echter te overwinnen, schrappen veel bedrijven het oude boekhoudsysteem. Ze gaan over op een modern boekhoudsysteem, bestaande uit bedrijfscreditcards of het gebruik van tallysoftware, wat een efficiënt systeem is om zowel nominale als aanzienlijke bedragen van zakelijke transacties vast te leggen.
In de loop van de tijd heeft het kleine kasboek van het opnemen zijn belang verloren, maar het kan nog steeds worden gebruikt als een handig hulpmiddel om op te nemen in bedrijven waar moderne technologie niet heeft plaatsgevonden.
