Wat is het grootboek van rekeningen?
Het grootboek registreert de financiële gegevens voor de dagelijkse transacties van een bedrijf en registreert de debet- en creditboekingen volgens het concept van dubbele boekhouding en wordt geverifieerd door middel van een overeenkomende proefbalans die naar NIL komt op basis van de optelling van alle grootboeken in een boekhouding pakket.
Het is opgesplitst in verschillende rekeningtypes voor de balans (activa, passiva, eigen vermogen) en winst en verlies (inkomsten, verkoopkosten, overige uitgaven), wat helpt bij het periodiek opstellen van de financiële overzichten van een bedrijf.
Soorten grootboekrekeningen
Het is verdeeld in twee brede typen:
# 1 - Balansrekeningen
- Activa : contanten, items in de loop van de collectie, handelsvorderingen, grond, uitgestelde en actuele belastingen, uitrusting, leningen en verstrekte voorschotten.
- Verplichtingen : crediteuren, genomen deposito's, obligaties en obligaties, actuele en uitgestelde belastingverplichtingen.
- Eigen vermogen : ingehouden winsten, eigen vermogen aandelenkapitaal, kapitaalreserves, herwaarderingsreserve, minderheidsbelang.
De reële rekeningen of permanente rekeningen zoals deze saldi worden overgedragen naar volgend jaar en ook na de afsluiting van het boekjaar.
# 2 - Resultatenrekening
- Bedrijfsopbrengsten : verkoop, servicevergoeding en commissie.
- Bedrijfskosten : verkoopkosten, salariskosten, huurkosten, afschrijving
- Overige inkomsten / inkomsten : rente-inkomsten, beleggingsopbrengsten, winsten op verkoop van vaste activa.
- Overige kosten : rentelasten, verlies bij verkoop van vaste activa.
Resultatenrekeningrekeningen staan bekend als Nominale rekeningen, die een samenvatting van de bedrijfsopbrengsten en -uitgaven binnen een bepaalde periode, zoals een boekjaar, geven.
Voorbeelden van grootboekadministratie
Voorbeeld 1
Voorbeeld # 2
Op 16 juli 2019 verkocht het Amerikaanse bedrijf goederen aan klanten voor $ 55.000 contant.
De journaalboeking van de bovenstaande transactie en de boeking ervan op grootboekrekeningen wordt hieronder geïllustreerd:
Algemeen dagboek en grootboek
Voordelen
- Men kan zich geen evenwichtige proefbalans voorstellen zonder de juiste voorbereiding van grootboeken.
- We kunnen ook onze financiële overzichten, zoals handel, winst- en verliesrekening en balans, niet opstellen als we het boekhoudsysteem van het grootboek niet volgen.
- Het is de pure toepassing van Double Entry System en we kunnen resultaten van elk account verkrijgen aan het einde van een bepaalde periode of over de periode.
- Helpt bij het verkrijgen van een gedetailleerde uitsplitsing van dagelijkse financiële transacties die plaatsvinden in een bedrijf, dat kan worden gebruikt voor verschillende soorten statistische analyse en financiële besluitvorming door het financiële management van een bedrijf.
- Deze boekhouding helpt bij het bijhouden van een volledig audittrail op een sequentiële en logische manier, wat ook helpt bij het naleven van interne, externe en Sox Audits.
- Verkoop, aankoop van goederen, inkomsten, uitgaven, voorraadbewegingen en winstgevendheid van verschillende jaren kunnen worden vergeleken om verschillende soorten trendanalyses voor te bereiden om de huidige bedrijfsstatus te meten en corrigerende maatregelen die voor de toekomst moeten worden genomen.
- We kunnen gemakkelijk het handelskrediet en het te ontvangen bedrag van onze debiteuren nagaan en een ouderdomsanalyse opstellen om de nodige voorzieningen in de boekhouding te treffen.
Nadelen
- Dit systeem kost tijd, arbeid en geld. Voor kleinere bedrijven wordt het moeilijk om zich dure boekhoudpakketten en goedbetaalde accountants te veroorloven.
- In sommige systemen en bedrijven vereist het boekhoudsysteem van het grootboek serieuze deskundige kennis om de boekhouding op een logische manier te houden en bij te houden vanwege de complexe aard van pakketten.
- Er is een grotere kans op het maken van fouten en vergissingen, aangezien de journaalboekingen soms per abuis in verkeerde grootboeken worden opgenomen. Dit systeem vergroot ook de omvang van de boekhouding.
Veranderingen / innovatie in het boekhoudsysteem van het grootboek
Het grootboeksysteem bestaat al tientallen jaren en helpt bij het dienen van vele doeleinden, zoals:
- Tijdige voorbereiding van de proefbalans en financiële overzichten.
- Saldi in de tijd volgen en trendanalyses voorbereiden voor managementinformatiesystemen.
- Het verschil kennen tussen een balans en een verandering in balans.
Boekhoudsystemen zijn bijzonder goed geworden in het genereren van verschillende soorten financiële rapporten, maar de inherente kracht van het boekhoudsysteem van het grootboek is over het hoofd gezien. Tegenwoordig willen gebruikers hun financiële boekhoudsystemen beheren op een manier die ze willen gebruiken en bedienen en afstemmen op zakelijke doelen en behoeften. Enkele van deze maatregelen zijn onder meer:
- Bedrijfsspecifieke behoeften die op een kostenefficiënte manier kunnen worden gebruikt en gemakkelijk kunnen worden gevolgd / beheerd.
- Bijhouden van bedrijfsresultaten die buiten het bereik van Local GAAP vallen en gemakkelijk worden omgezet naar International Accounting-standaarden voor groepsconsolidatie.
- In staat zijn om de uitdagingen op het gebied van naleving van de regelgeving aan te gaan bij de overgang van oude naar nieuwe systemen van het grootboekboekhoudsysteem. In het VK zijn bijvoorbeeld onlangs veel banken overgeschakeld op nieuwe boekhoudsoftwareversies van oude systemen om te voldoen aan de bevelen van de Britse regelgevende instantie.
