Volledig bestelformulier - Inkooporder
De volledige vorm van het acroniem PO is Inkooporder. Het is een document dat is opgesteld en door de inkoopafdeling van de koper naar de verkoper wordt gestuurd, waarin de beschrijving, hoeveelheid en prijs worden vermeld die onderling zijn overeengekomen voor de goederen of diensten die bedoeld zijn om te worden aangekocht. Het wordt gebruikt door de inkoop- of inkoopteams om bestellingen te plaatsen bij externe partijen.
Kenmerken van PO
Meestal bevatten de volgende details een inkooporder.
- Hoeveelheid bedoeld om te worden aangekocht
- Beschrijving van product of dienst
- Specifieke merknamen of productcode, indien nodig
- Per stukprijs
- Gewenste levertijd
- Verzendlocatie voor levering
- Factuur adres
- Betalings- en leveringsvoorwaarden
Soorten PO
Er zijn vier soorten inkooporders die normaal gesproken worden gebruikt.
# 1 - Standaard inkooporder
Het wordt gemaakt wanneer alle belangrijke aankoopvoorwaarden bekend zijn op het moment dat de bestelling wordt geplaatst, zoals hoeveelheid, prijs, leveringstijdlijn en betalingsvoorwaarden. Als zodanig worden ze gebruikt wanneer er zekerheid is met betrekking tot bestelling en gerelateerde termen.
# 2 - Geplande inkooporder
Het wordt uitgegeven wanneer de meeste details met betrekking tot de bestelling bekend zijn op het moment dat de bestelling wordt voorbereid, maar de exacte leveringstermijnen en het tijdschema niet bekend zijn. Dus wanneer iemand deze PO doet, wordt een toezegging gedaan voor de vereiste hoeveelheid en de te betalen prijs, maar wordt alleen een geschat leveringsschema vermeld.
# 3 - Algemene inkooporder
Zo'n PO wordt gemaakt als details met betrekking tot prijs en hoeveelheid ook niet bekend zijn. Alleen de artikelgegevens met leveringsvoorwaarden worden vermeld. De maximale hoeveelheid wordt echter vermeld op de bestelling en de koper kan binnen de opgegeven limiet kopen. Ook kan de geschatte prijsklasse worden vermeld.
# 4 - Contract inkooporder
In een dergelijke PO is het product of de dienst ook onbekend. Men kan de voorwaarden noemen die met de verkoper moeten worden overeengekomen.
Hoe werkt PO?
Telkens wanneer het bedrijf een vereiste heeft om goederen of diensten aan te schaffen, dient de koper een PO aan de verkoper. Bij ontvangst van de PO geeft de verkoper een bevestiging aan de koper of de genoemde bestelling door hem kan worden voltooid of niet. In het geval dat de verkoper van mening is dat het niet mogelijk is om de bestelling te voltooien, wordt hetzelfde gecommuniceerd en wordt de PO geannuleerd. Indien wordt verzocht om voltooiing van de bestelling, zullen hiervoor regelingen worden getroffen. Na voltooiing van de bestelling, heft de verkoper een factuur op aan de koper met vermelding van het relevante PO-nummer, zodat de koper dit kan matchen met de daadwerkelijke levering. Nadat de daadwerkelijke factuur is opgemaakt, moet de betaling plaatsvinden volgens de overeengekomen betalingsvoorwaarden.
Voorbeeldformaat van PO
Hieronder wordt een voorbeeld van een inkooporderformaat weergegeven.
Verschil tussen inkooporder en factuur
De inkooporder wordt uitgegeven voor het plaatsen van een bestelling voor goederen of diensten. Hetzelfde wordt door de koper aan de verkoper afgegeven. Het bevat de details met betrekking tot de bestelling en de levering ervan. PO vormt het verkoopcontract.
De factuur wordt door de verkoper aan de koper verstrekt zodra de levering is voltooid, waarbij de koper wordt verzocht om betaling van het uiteindelijke bedrag. De factuur bestaat uit prijs en het uiteindelijk te betalen bedrag, betalingsgerelateerde voorwaarden en de krediettermijn die aan de koper is toegestaan. De factuur wordt opgemaakt zodra de levering van goederen of diensten is voltooid. In tegenstelling tot PO bevestigt de factuur het verkoopcontract.
Belang van PO
Een inkooporder is een erg handig document dat wordt gebruikt om een bestelling te plaatsen. Het helpt om de vereisten duidelijk aan de verkoper te communiceren. Wanneer de daadwerkelijke levering heeft plaatsgevonden, kan hetzelfde worden gecontroleerd met de inkooporder om eventuele verschillen tussen de twee te vinden. Voor zowel de verkoper als de koper is het handig om de bestelgegevens bij de inkooporder te documenteren.
Voordelen
- PO helpt de koper bij het plaatsen van een bestelling voor de goederen en diensten die hij wil aanschaffen zonder de betaling uit te voeren.
- Het helpt bij het volgen van de bestellingen en voorkomt dubbel werk.
- Het is een belangrijk document dat onderdeel uitmaakt van een audit trail.
- Voor een verkoper is het handig om informatie te krijgen over de eisen van de koper.
- De daadwerkelijke levering kan met de bestelbon worden bekeken en elke afwijking kan in twijfel worden getrokken.
- PO dient als een juridisch document dat de voorwaarden aantoont die zijn overeengekomen voor de aankoop van goederen of diensten.
Nadelen
- Zelfs voor kleinere bestellingen moet er PO worden gemaakt en dit lijkt onnodig papierwerk te zijn voor dergelijke kleine bestellingen.
- Inkooporders genereren is een tijdrovend proces.
Gevolgtrekking
Inkooporders worden door bijna elk bedrijf gebruikt als onderdeel van hun inkoopproces. Hetzelfde is handig om duidelijke communicatie te hebben met betrekking tot de bestelling die wordt geplaatst.
