Wat zijn inkoopdagboeken?
Aankoopdagboeken zijn speciale tijdschriften die door een organisatie worden gebruikt om alle kredietaankopen bij te houden. Het is ook bekend als Aankoopboek of Aankoopdagboek. Terwijl credittransacties worden geregistreerd in het Inkoopboek, worden contante aankopen geboekt in een algemeen dagboek. Het is vermeldenswaard dat alleen de aankoop van goederen op krediet in dergelijke tijdschriften wordt geregistreerd en eventuele kapitaaluitgaven zijn uitgesloten.
De meeste organisaties hebben een aparte inkoopafdeling die zorgt voor het volledige inkoopproces, namelijk het identificeren van de benodigde goederen, classificatie, het aanvragen van een offerte, het plaatsen van de bestelling en het bevestigen van de ontvangst van goederen die passen bij de gewenste omschrijving.
Onderdelen van inkoopjournaalboeking
# 1 - Twee partijen
Bij elke aankoop zijn er twee partijen, een koper en een verkoper. Beide partijen komen een prijs overeen die door de koper wordt betaald als tegenprestatie voor goederen of diensten. Deze inkoopprijs is het transactiebedrag voor alle inkoopdagboeken. De persoon of organisatie van wie de aankoop is gedaan, wordt Leverancier genoemd en wanneer de aankoop op krediet plaatsvindt, zal de Leverancier als Schuldeisers op de balans verschijnen tot het moment van betaling.
# 2 - Aankoop op krediet
Een organisatie verwerft verschillende goederen en diensten van meerdere leveranciers. Wanneer een goed op krediet wordt gekocht, wordt de volgende journaalboeking geboekt - Laten we zeggen dat X Ltd. goederen ter waarde van $ 500 heeft gekocht bij Y Ltd. -
Wanneer de betaling is gedaan -
# 3 - Factuur
Factuur is een document dat door de verkoper aan de koper wordt afgegeven. Het is een gedetailleerd document. Het bevat de factuurdatum, de naam en het adres van de leverancier, de naam van de organisatie waaraan het is gefactureerd, het adres en de naam van de organisatie waar de goederen naartoe worden verzonden, het aantal en de omschrijving van de goederen, de door de leverancier benodigde betalingswijze, de valuta van de factuur, belastingen, enz. Factuur is een belangrijk document, dat samen met goederen een probleem is, en wanneer het de koper bereikt, zal de koper de goederen matchen die zijn aangekomen met de geplaatste Aankooporder.
# 4 - Aankoopafdeling
De meeste organisaties hebben een aparte inkoopafdeling die verantwoordelijk is voor de inkoop van goederen. Dus als een persoon of afdeling goederen nodig heeft, moet deze een aanvraag sturen naar de afdeling Inkoop, als de goederen al beschikbaar zijn in de voorraad of het magazijn, zal de afdeling inkoop de goederen uitgeven. Als de goederen niet beschikbaar zijn, zal het inkoopteam de leverancier identificeren die gespecialiseerd is in de benodigde goederen, en zij zullen de bestelling plaatsen. Zodra de bestelling is aangekomen, zullen ze controleren of deze overeenkomt met de vereiste beschrijving en dat de hoeveelheid overeenkomt met wat werd gevraagd. Zodra de inkoopafdeling bevestigt dat de goederen zijn ontvangen, gaat de factuur naar de rekeningen voor betaling.
# 5 - Kredietnota
In gevallen waarin de geleverde goederen niet overeenkomen met de beschrijving, kwaliteitsproblemen of schade vertonen, en de koper deze aan de leverancier moet retourneren. Vervolgens geeft de leverancier een document af met de naam Creditnota, dat in de toekomst zal worden verrekend met de betalingen van goederen. Laten we zeggen dat X Ltd. een goede waarde van $ 1.000 heeft teruggegeven, en Y Ltd. heeft een creditnota voor die waarde uitgegeven. De volgende keer dat X Ltd. $ 5.000 koopt, hoeft het slechts $ 4.000 te betalen, aangezien $ 1.000 wordt verrekend met een creditnota.
# 6 - Boek kopen
Het inkoopboek registreert alle kredietaankopen op één plaats en de details van leveranciers, factuurnummer, valuta, hoeveelheid en andere details worden daar vermeld. De saldi voor deze leveranciers uit het inkoopboek worden overgeboekt naar individuele grootboeken en een totaal van kostenhoofdstukken wordt gedebiteerd op een onkostenrekening. Dit is een van de basisboeken in het boekhoudproces, dat essentieel is bij het opstellen van grootboeksaldi, proefbalans en eindrekeningen. Hieronder vindt u een voorbeeld van een aankoopboek XYZ Ltd voor augustus 2019. In dit geval worden de saldi van $ 500, $ 1.000 en $ 2.000 overgemaakt naar individuele grootboeken van Nike, Adidas en PUMA Ltd. Ook wordt van de aankooprekening $ 3.500 gedebiteerd.
Voordelen van inkoopdagboeken
- De details van alle leveranciers zijn op één plek te vinden, wat helpt bij het afstemmen van grootboeksaldi en proefbalans
- Eenvoudig te onderhouden en gegevens te volgen voor analyse van leveranciers
- De totale kredietaankoop en het soort aankoop vindt u op één plaats
- Een essentieel document voor het vlot functioneren van de inkoopafdeling
- Tijdens eindejaarsaudits wordt het vinden van de factuurnummers met betrekking tot eventuele leveranciers toegankelijk via inkoopdagboeken
- Een van de beroemde en veel onderhouden boeken
Nadelen van inkoopdagboeken
- Er is een aparte accountant nodig, wat tijd en geld kost
- Als de verkeerde leveranciersrekening wordt geselecteerd in het inkoopboek, leidt dit tot fouten bij het opstellen van de proefbalans en de definitieve rekeningen
Gevolgtrekking
Aankoopdagboeken zijn een essentieel en essentieel onderdeel van het boekhoudproces van elke organisatie. Mits zorgvuldig geïmplementeerd, zal een geluidssysteem helpen bij just in time aankopen, wat zal leiden tot een besparing in tijd en geld. Ook helpt de aankoopanalyse die uit deze tijdschriften wordt gehaald bij de onderhandeling over nieuwe contracten. Aankoopdagboeken helpen ook bij het beheer van crediteuren, het volgen van de status van geretourneerde goederen, creditnota's en bijgewerkte grootboeksaldi van leveranciers, die allemaal nodig zijn om een bedrijf succesvol en up-to-date te maken. Het helpt ook bij het faciliteren van audits door de gegevens te verstrekken die auditors nodig hebben.
