Budgettering

Wat is budgettering?

Budgettering verwijst naar het proces dat wordt gebruikt door de bedrijven waarin de gedetailleerde projectie van inkomsten en uitgaven van het bedrijf voor de toekomstige specifieke periode wordt gemaakt, rekening houdend met de verschillende interne en externe factoren die op dat moment heersen.

Het budget is het plan dat bedoeld is om de verwachte operationele inkomsten en uitgaven van een organisatie voor een toekomstige periode te berekenen. Met andere woorden, voor bedrijven is het budgetteren van entiteiten het proces van het opstellen van een gedetailleerd overzicht van financiële resultaten die voor een bepaalde periode worden geprojecteerd. Het is om de toekomst in te schatten, waarbij rekening wordt gehouden met de input van het management, rekening houdend met interne en externe factoren van de organisatie.

In elke organisatie speelt de financiële afdeling een cruciale rol bij het opstellen van de begroting in overleg met het hoger management. Het is een document waarnaar verwezen wordt voor de health check van de organisatie tijdens de gebudgetteerde periode.

Het budget is voorbereid om verschillende functies uit te voeren, zoals het plannen van activiteiten, het ontwikkelen van projecten, het testen en implementeren van programma's, enz. Er zijn tal van dergelijke functies waarvoor een entiteit het voorbereidt. Dit kan de kansen op het maken van winst binnen de gegeven omgeving vergroten en het besluitvormingsproces van het management helpen.

De benaderingen kunnen echter worden onderverdeeld in twee hoofdpunten, zoals hieronder;

Top-down benadering van budgettering

Bij de top-down benadering bereidt het topmanagement het budget voor in overeenstemming met de doelstelling van de organisatie en geeft dit door aan de managers voor implementaties. De suggestie en input kunnen van de managers zijn overgenomen voordat ze werden voorbereid, maar het overwegen van hun suggesties voor een dergelijke voorbereiding is uitsluitend gebaseerd op de ontheiliging van het management.

Top-down budgettering begint met het inschatten van kosten op een hoger niveau. Het volledige budget is onderverdeeld in taken op het eerste niveau, en vervolgens taken op het lagere niveau en vervolgens taken op het lagere niveau.

  • Management op basis van eerdere trends en ervaringen maakt een schatting van de kosten en opbrengsten, rekening houdend met zowel interne als externe invloeden, zoals een stijging / daling van de salariskosten, de economische toestand van het land, enz.
  • Ervaring en de huidige marktomstandigheden zijn cruciale elementen voor het opstellen van een begroting. Van het management wordt verwacht dat zij kennis hebben van de huidige gang van zaken in de markt en de geschiedenis van de organisatie.
  • Het management kan bij de eerste voorbereiding input krijgen van de managers. Dit helpt het management om de gevoelens van het lagere personeel en de verwachtingen op organisatieniveau te erkennen.
  • Het management houdt rekening met margedruk, macro-economische factoren zoals een wijziging in de belastingwetgeving en interne factoren zoals toewijzing van middelen.
  • Het management kan ook een kijkje nemen naar de collega's en hun budgetten en winstgevendheid om hetzelfde te vergelijken met de organisatie. Dit zal helpen om doelen te stellen voor de organisatie en de marge of winstgevendheid te vergroten en beter te presteren in de markt. De vergelijking met de peers kan plaatsvinden op omzetniveau, kostenniveau of algemeen winstgevendheidsniveau. Deze oefening helpt het management om de redenen voor de kloof tussen de organisaties te achterhalen.
  • Het management boekt hun afronding van het budget, kan het opnieuw voor de input van de manager stellen. Het management kan de input van de managers overwegen en deze afronden.
  • Na de afronding zet het management de middelen in volgens de doelstelling van het budget en wordt, indien nodig, geïnformeerd aan elke kleine bedrijfseenheid / afdeling.

Voordelen

  1. Het zal een algemene bedrijfsfunctionele benadering hebben in plaats van een divisiebenadering, aangezien de zorg van het management de algemene groei van de organisatie zal zijn.
  2. Het is in ervaren handen en het management kan, indien nodig, de hulp inroepen van een buitenstaander.
  3. Het zal snel zijn en interdepartementale kwesties zullen worden genegeerd.
  4. Het zal agressief zijn ten opzichte van de groei van de organisatie.

Nadeel

  1. Managers / lager management zullen d-gemotiveerd zijn omdat ze geen eigenaar zijn van het budget en de neiging hebben om het gevoel te hebben dat het management praktisch onmogelijke doelen heeft gesteld.
  2. Het topmanagement heeft mogelijk geen goede informatie over de organisatie en dat kan van invloed zijn op het budget.
  3. Interdepartementale communicatie krijgt een klap omdat ze geen idee hebben hoe het management voor elk van hen doelen stelt.
  4. Het management zal hier veel tijd aan besteden en kan verliezen van het pad van de strategie.
  5. Er wordt gevreesd dat het minder nauwkeurig is omdat het hoogste management niet het idee kan hebben van uitgaven per eenheid.

Voorbeeld

ABC Limited stelt zijn budget op via een Top-down-benadering. Om de algehele winstgevendheid van de organisatie te verhogen, stelt het management een doelstelling voor het verkoopteam om 12.000 eenheden tegen een lagere prijs voor het jaar te verkopen. De productie-eenheid kan echter geen 12.000 eenheden per jaar produceren, en dit kan leiden tot een dagelijkse botsing tussen verkoop en productie. Als het management ook input had genomen van de productie-eenheid, was deze situatie niet ontstaan. Aan de andere kant, het verkoopteam heeft, als het doel bereikt is, een verhoging of stimulans voor hun orderboek verwacht, ook al werd hetzelfde niet geleverd vanwege een lagere productie. Het kan zijn dat het management deze kosten moet dragen zonder enige toevoeging in de bovenste regel.

Bekijk deze cursus over financiële modellering eens, waar u alles leert over het projecteren van inkomensoverzichten, balansen en kasstromen, samen met de belangrijkste bedrijfs-, inkomsten- en kostenfactoren.

Bottom-up benadering van budgettering

Bij de bottom-up benadering zullen de managers het afdelingsgewijs / business unit verstandige budget voorbereiden op basis van de informatie en ervaringen uit het verleden en dit voorleggen aan het management voor hun input en goedkeuring.

De bottom-up benadering begint met het identificeren van de verschillende operaties en taken die door de organisatie worden uitgevoerd. Elke eenheid van de organisatie moet de door hen vereiste middelen en fondsen in hun begrotingen vermelden. De financiële afdeling consolideert vervolgens de financieringsbehoefte van de hele organisatie en de HR-afdeling consolideert de benodigde middelen. De gecombineerde begroting wordt ter goedkeuring aan de directie voorgelegd.

  • Managers op basis van hun ervaringen uit het verleden en hun betrokkenheid bij de dagelijkse gang van zaken zullen een begroting opstellen voor de komende periode. Het management heeft hen gevraagd om hun doelstellingen vast te stellen, zowel wat betreft omzet als kosten.
  • Van managers wordt verwacht dat zij rekening houden met marktomstandigheden en margedruk en hen helpen om het realistischer te maken.
  • Van managers wordt verwacht dat ze verder gaan dan de interne omgeving en ook rekening houden met de externe influencers.
  • Managers leggen het budget vervolgens voor aan het management voor hun beoordeling en goedkeuring. Het moet een verklaring hebben voor elk item, en als er een significante afwijking is met de begroting van de vorige periode, moet dat met de uitleg aan het management worden benadrukt.
  • Plaats hun beoordeling en het oplossen van vragen, het zal worden afgerond en geïmplementeerd in elke bedrijfseenheid.

Voordelen

  1. De beheerders worden gemotiveerd aangezien het eigendom van het budget in hun handen ligt.
  2. Het wordt realistischer omdat managers een betere kennis hebben van de activiteiten van de organisatie.
  3. Managers zullen meer betrokken zijn bij de organisatie en de doelen die ze stellen, aangezien ze de eigenaren zijn.
  4. Het senior management hoeft zich nu alleen te concentreren op de algemene bedrijfsstrategie in plaats van op de business unit.
  5. Het kan vrij nauwkeurig zijn voor de individuele taak, wat leidt tot algehele nauwkeurigheid over het totale budget.

Nadeel

  1. Het budget is mogelijk niet in overeenstemming met de algemene doelstelling van de organisatie, zoals deze is opgesteld door de managers op het niveau van de business unit.
  2. Het kan traag zijn en er kunnen geschillen tussen de verschillende afdelingen ontstaan.
  3. Het management kan de controle over de prognoses van de organisatie verliezen.
  4. Managers kunnen doelen stellen die gemakkelijk te bereiken zijn om de druk van hen te verminderen.

Voorbeeld

Tegen een lagere prijs had het verkoopteam de verkoop van 20.000 eenheden gebudgetteerd, en dezelfde eenheden ook gebudgetteerd door de productie met de extra stimulans voor alle werknemers van $ 1. Uiteindelijk bereikte het verkoopteam het doel tegen een lagere prijs en ook het productieteam. Toch zal de algehele winstgevendheid van de organisatie een klap krijgen, omdat een stimulans voor de productie, evenals een verkoopteam, in de kosten zal zitten. Dus het algemene doel van de organisatie om de winst te maximaliseren, zal niet voldoende zijn, zelfs niet als de verkoop en productie toenemen.

Soorten budget

De benadering van het budget hangt af van de fase van de organisatie. Een nieuwe startup heeft incrementele of een Zero Base-budgettering, terwijl een volwassen bedrijf Kaizen- of Base Budgeting heeft. Laten we de top 5 soorten budgetten bespreken -

# 1 - Incrementele budgettering

Dit type budgettering wordt ook wel de traditionele methode genoemd, waarbij het wordt voorbereid door het budget van de huidige periode als maatstaf te nemen, waarbij vervolgens oplopende bedragen worden toegevoegd voor de nieuwe periode.

Bij incrementele budgettering beginnen de cijfers voor elke uitgaven en inkomsten met de werkelijke cijfers van het voorgaande jaar en gecorrigeerd voor inflatie, algemene marktgroei en andere factoren die het management geschikt acht. In een organisatie is het totale salaris dat in een bepaald jaar aan werknemers wordt betaald bijvoorbeeld $ 500.000. Wanneer het wordt voorbereid voor het volgende jaar, zal het management ding dat ze vijf extra nieuwe werknemers nodig hebben die elk $ 30.000 zullen krijgen en ook een verhoging van 10% aan bestaande werknemers zullen worden gegeven. Daarom zou het budget voor salaris Rs zijn. $ 700.000 ($ 500.000 + 10% verhoging naar bestaande werknemers + ($ 30.000 * 5 nieuwe werknemers).

# 2 - Op nul gebaseerde budgettering (ZBB)

In ZBB worden alle cijfers teruggezet op nul en wordt opnieuw nagedacht over alle items van het budget. De nieuwe nummers van elk item moeten worden gemotiveerd en mogen geen ad-hoccijfers zijn.

Dit type budgettering helpt het management om traditionele uitgaven te vermijden die niet langer nodig zijn. Aangezien de basis nul is, kan het management over elk kostenpost een nieuwe gedachte geven en de vereiste of mogelijke kostenbesparing opnieuw beoordelen.

# 3 - Basisbudgettering (BB)

Dit type budget bereid om te weten hoeveel uitgaven er zullen zijn om te overleven (going concern). Eventuele incrementele uitgaven boven dat niveau moeten echter worden gerechtvaardigd op basis van de kosten ten opzichte van de voordelen ervan.

Het is over het algemeen voorbereid in bedrijven die in een geldcrisis terechtkomen. Om kosten te besparen, maakt het management misschien gewoon een budget voor het voortbestaan, en alle uitgaven die daarbovenop komen, zullen worden afgesneden. Huur, elektriciteit en primair personeel zijn bijvoorbeeld essentieel om het bedrijf te runnen, maar uitgaven voor training, picknick en feest zijn niet vereist voor het voortbestaan ​​van het bedrijf.

# 4 - Activity Based Budgeting (ABB)

Dit type budget is opgesteld met de bedoeling om de activiteiten te identificeren die kosten voor het bedrijf genereren en hoe deze kosten kunnen worden verlaagd ten opzichte van het huidige niveau. Dit soort budgettering wordt meestal gebruikt in een volwassen organisatie.

Op activiteit gebaseerde budgettering is een uitgebreide oefening om onze kosten van elke activiteit in een grote organisatie te vinden en de waardetoevoeging ervan te beoordelen. Deze oefening omvat ook een alternatieve procedure om dezelfde activiteit uit te voeren of hetzelfde doel te bereiken terwijl de kosten worden verlaagd. In vrijwel elke organisatie wordt direct of indirect deze budgettering voorbereid en uitgevoerd. Het hangt echter af van de focus van het management om het te vergroten of te verkleinen tot een bepaald niveau.

# 5 - Kaizen-budgettering

"Kaizen" betekent continue verbetering, en dit type budget is bedoeld voor kostenverbeteringen en maximalisatie van inkomsten.

Kaizen is een Japans woord dat continue verbetering van werkmethoden, persoonlijke efficiëntie, enz. Betekent. Kaizen budgettering heeft alles te maken met innovatieve methoden om de efficiëntie van de organisatie te verbeteren. Kaizen-budgettering wordt meestal gebruikt door toonaangevende organisaties, die een langetermijnbenadering hebben, en de uitstroom van kasmiddelen op korte termijn is voor hen geen probleem.