Record houden

Wat is het bijhouden van gegevens?

Het bijhouden van gegevens is een primaire fase in de boekhouding die ons vertelt hoe we een overzicht kunnen houden van monetaire zakelijke transacties met als doel om permanent alle transacties bij te houden, het juiste beeld te kennen van activa-passiva, winsten en verliezen enz., De controle te houden over de uitgaven met met het oog op het minimaliseren van de uitgaven en het hebben van belangrijke informatie voor juridische en fiscale doeleinden

Stappen voor het bijhouden van gegevens

  1. Identificatie van de transacties
  2. Opnemen in het dagboek
  3. Classificatie van de aard van de transactie
  4. Posten naar het grootboek
  5. Balanceren van rekeningen
  6. Opstellen van een financieel overzicht
  7. Het interpreteren van de financiële overzichten
  8. Communiceren met belanghebbenden

Voorbeelden van archivering

Voorbeeld 1

ABC Limited is een eenmansbedrijf dat kleine winkels heeft op een markt in Atlanta. Hij handelt in kleding en heeft als volgt de belangrijkste in- en uitstroom:

  • Instroom: verkoopopbrengst van de klant
  • Uitstroom: materiaalaankoop van leveranciers en betaling van gerelateerde uitgaven

Voor archiveringsdoeleinden zal ABC limited dagelijkse kasboeken moeten bijhouden voor het bijhouden van de kleine kas- en banksaldi. Aan het einde van het jaar moeten ze een winst- en verliesrekening en een balans opstellen om de winstgevendheid gedurende het jaar te verifiëren. Het is een van de eenvoudigste manieren om de administratie van de zakelijke transactie bij te houden.

Voorbeeld # 2

  • Amazon.com is een multinational met vestigingen over de hele wereld en die werkgelegenheid biedt aan miljoenen mensen. Elke dag worden miljoenen transacties uitgevoerd, en om de belangen van de Vennootschap te behouden en om de juiste naleving van de statuten te verzekeren en om het vertrouwen van de belanghebbenden te behouden, moet er een continue boekhouding worden gevoerd.
  • Er moeten aparte teams worden geplaatst om ervoor te zorgen dat elke geldtransactie die door het bedrijf wordt uitgevoerd, zonder enige afwijking in de boeken wordt opgenomen. Een dergelijke boekhouding moet er ook voor zorgen dat transacties worden geregistreerd volgens de lokaal geldende algemeen aanvaarde boekhoudprincipes en ook van toepassing zijnde andere statuten.

Dit is een van de meest complexe voorbeelden van het bijhouden van de administratie van het bedrijf.

Beide voorbeelden hebben hun eigen verdiensten en tekortkomingen, maar houden stand op hun manier.

Voordelen van het bijhouden van gegevens

  • Permanent en betrouwbaar record - Het helpt bij het onderhouden van het permanente register van alle transacties, wat zal helpen bij het waarborgen van de betrouwbaarheid van gegevens.
  • Rekenkundige nauwkeurigheid van de rekeningen - Voortdurende registratie van transacties zal helpen bij het identificeren van eventuele rekenkundige onnauwkeurigheden. Bijv. Te hoge betaling aan leveranciers of dubbele betaling van transacties.
  • Nettoresultaat van bedrijfsactiviteiten - Het geeft de winst die tijdens de gegeven periode is verdiend op basis van lopende bedrijfsactiviteiten.
  • Bepaling van financiële posities - Het helpt bij het identificeren van de financiële positie van het bedrijf.
  • Berekening van rechten - Alle uitstaande verplichtingen en rechten op een bepaald tijdstip kunnen worden berekend op basis van de juiste opgestelde financiële overzichten.
  • Controle over activa en leningen - Betere controle over activa en leningen is mogelijk; dit zal helpen bij het beheren van de fondsen en verschillende bedrijfsfuncties.
  • Wat u wel en niet moet doen - Financiële overzichten helpen bij het vinden van dingen die slecht zijn verlopen en die in de toekomst moeten worden gecorrigeerd om een ​​betere werking in de toekomst te garanderen.
  • Belastingen - Het wordt sterk aanbevolen en nodig door de belastingdienst. Om hun beoordelingen af ​​te ronden, moeten zakenmensen de administratie naar behoren bijhouden die zal helpen bij het bepalen van de over hen verschuldigde belasting
  • Managementbeslissingen - Management is sterk afhankelijk van de financiële administratie om de planning van de bedrijfsactiviteiten uit te voeren. Bovendien hebben ze ook behoefte aan continue rapportage door het middenniveau over de geboekte vooruitgang op financieel gebied. De financiële gegevens die de organisatie bijhoudt, zijn bepalend voor alle strategische beslissingen
  • Wettelijke vereisten -  Er is een enorme vereiste van statuten, lokale GAAP's, IFRS's, enz., Om de juiste boekhouding bij te houden, om de transparantie van het bedrijf te waarborgen.

Nadelen van het bijhouden van gegevens

  • Administratief - Voor grote organisaties is het bijhouden van gegevens een zeer vervelend en doorlopend werk. Het wordt moeilijk voor hen om hetzelfde te handhaven
  • Handmatig en eentonig - Het is een zeer handmatige klus. Hetzelfde werk moet worden uitgevoerd als de transactie zo vaak wordt uitgevoerd. Dit maakt het een heel eentonig werk.
  • Subjectieve behoeften om te controleren voordat ze worden geanalyseerd - Diverse boekhoudkundige aspecten zoals afschrijving, voorraadwaardering, enz. Vereisen aannames die de boekhouding zeer subjectief maken. De levensvatbaarheid van dergelijke aannames moet worden gecontroleerd voordat de financiële overzichten worden geanalyseerd

Beperkingen

  • Alleen geldtransacties kunnen worden geregistreerd -  In het bedrijfsleven zijn zowel monetaire als niet-monetaire aspecten essentieel. Bij het bijhouden van gegevens kunnen echter alleen geldtransacties worden gedekt. Niet-monetaire deugden zoals geschoold personeel kunnen niet in de boekhouding worden opgenomen.
  • Er wordt geen rekening gehouden met de effecten van wijzigingen in het prijsniveau - inflatie is een voortdurende vereiste waarmee rekening moet worden gehouden bij het registreren van de activa; Bij de boekhouding kan bij het registreren van de transacties echter geen rekening worden gehouden met inflatie.
  • Op historische basis gebaseerde boekhouding - Alle activa moeten worden geregistreerd als historische kostprijs. Dit zal niet helpen bij het identificeren van de huidige waarde van het actief op de markt.

Belangrijke punten

Wijzigingen in de wijze van bijhouden van gegevens zijn alleen toegestaan ​​als:

  1. Substantie boven vorm moet worden overwogen
  2. Voor betere openbaarmakingsvereisten
  3. Nodig volgens boekhoudnormen

Gevolgtrekking

Het bijhouden van gegevens is een kunst om financiële transacties vast te leggen en openbaar te maken. Het vereist een beetje expertise en tactieken die niet alleen helpen bij het behouden van het imago van de organisatie, maar ook bij het verkrijgen van financiering en het bieden van zakelijke offertes. Om de juistheid van de transacties te bewijzen, geeft het bijhouden van gegevens een grote duw en helpt het bij het behouden van het imago van een ethische bedrijfsorganisatie in de markt.