Wat is een speciaal dagboek in de boekhouding?
Speciale dagboeken zijn alle boekhoudkundige tijdschriften in een organisatie behalve het algemene tijdschrift waar alle transacties van de vergelijkbare transacties worden geregistreerd op een plaats in een georganiseerde vorm die de accountants en de boekhouders van het bedrijf helpt bij het bijhouden van alle verschillende zakelijke activiteiten op een nette manier.
Top 6 soorten
Er zijn verschillende typen, waarvan enkele van de meest gebruikte in de boekhouding de volgende zijn:
# 1 - Aankopenjournaal
Inkoopdagboek registreert alle transacties die verband houden met de aankoop van de goederen op krediet bij de leveranciers.
# 2 - Dagboek voor retouren en vergoedingen voor aankopen
Het registreert alle transacties met betrekking tot het terugsturen van goederen naar de leverancier, die zijn gekocht op krediet of vergoedingen ontvangen van de leverancier.
# 3 - Verkoopdagboek
Sales Journal registreert alle transacties die verband houden met de verkoop van goederen door het bedrijf aan zijn klant op krediet.
# 4 - Verkoopretouren en vergoedingenjournaal
Het registreert alle transacties met betrekking tot het terugsturen van goederen door de klanten die op krediet zijn verkocht en vergoedingen die aan de klanten zijn gegeven.
# 5 - Kasontvangstjournaal
Cash Receipt Journal registreert alle transacties waarbij het bedrijf contant geld ontvangt, zoals transacties met de verkoop van goederen tegen contanten, de verkoop van de activa van het bedrijf tegen contanten, kapitaalinvesteringen door de eigenaar van het bedrijf in de vorm van contanten, enzovoort.
# 6 - Contant betalingsdagboek
Het registreert alle transacties met betrekking tot de uitstroom van contanten uit het bedrijf en omvat de transacties zoals contanten betaald aan leveranciers, contanten betaald voor de kosten, enz.
Voorbeelden
Er is een bedrijf A ltd dat een grootschalig bedrijf heeft. Om de administratie overzichtelijk en beter bij te houden, houdt het de administratie bij in de speciale tijdschriften. Een daarvan is het verkoopboek, dat door het bedrijf wordt gebruikt om alle transacties met betrekking tot de verkoop van goederen op kredietbasis te registreren.
Wanneer het bedrijf de goederen op kredietbasis aan zijn klant verkoopt, zal er een debitering zijn van de debiteurenrekening en het credit van de verkooprekening. Deze transactie wordt dus in het verkoopboek geregistreerd door de debiteurenrekening te debiteren. Ontvangt het bedrijf de betaling in de toekomst tegen debiteuren, dan wordt deze opgenomen in het kassabonnement. Als er sprake is van een rendement van de klant, wordt hetzelfde geregistreerd in de verkoopaangiften en het vergoedingenjournaal.
Voordelen
Enkele voordelen zijn:
- Alle boekhoudkundige transacties die verband houden met een soortgelijk karakter, zullen in dat specifieke speciale dagboek worden geregistreerd. Omdat ze alle transacties van gerelateerde transacties op een plaats in een georganiseerde vorm registreren, zal dit de accountants en de boekhouders helpen om alle verschillende zakelijke activiteiten goed bij te houden.
- Over het algemeen wordt in grote bedrijven elk van de speciale tijdschriften door afzonderlijke personen behandeld, waardoor de persoon gespecialiseerd is in dat gebied, waardoor de efficiëntie van het werken toeneemt en de kans op fouten in de boekhouding wordt verkleind.
- Bedrijven, waar dergelijke tijdschriften intern worden beheerd, is beter. Door een dergelijke verdeling van het werk neemt het conflict van de werknemer over zijn verantwoordelijkheden af en neemt de kwaliteit van het werk toe.
Nadelen
Enkele van de nadelen zijn:
- Als er een fout optreedt bij het bijhouden en registreren van de transacties in het speciale dagboek door de persoon die daarvoor verantwoordelijk is, kan deze de verkeerde saldi van dat dagboek weergeven.
- Als het bedrijf de speciale dagboeken niet gebruikt, worden alle transacties door het alleen in het algemene dagboek geregistreerd. In een later stadium zou het moeilijk worden om naar de specifieke soorten en aard van transacties te kijken.
- Aangezien elk van deze tijdschriften door afzonderlijke personen kan worden beheerd, moet het bedrijf verschillende werknemers aanstellen, waardoor de personeelskosten van het bedrijf toenemen.
Belangrijke punten
De verschillende vitale punten zijn als volgt:
- Ze registreren de transacties van vergelijkbare aard in één journaal en nemen het algemene journaal niet op.
- Het helpt bij het volgen van alle transacties tijdens een periode in een georganiseerde vorm. Het zorgt ervoor dat het bedrijf de nodige maatregelen neemt voor al die transacties.
- De bedrijven waar kleine aantallen transacties bij betrokken zijn, houden over het algemeen geen speciaal journaal bij. In plaats daarvan registreren ze de volledige transactie die in het bedrijf plaatsvindt alleen in het dagboek en boeken ze deze vervolgens naar gerelateerde rekeningen in het grootboek.
- Over het algemeen houden de bedrijven dit type journaal alleen bij voor die soorten transacties die vaak voorkomen in het bedrijf of die repetitief zijn.
Gevolgtrekking
Ze registreren de specifieke transactie van het bedrijf door ze in de verschillende typen of groepen in te delen. Dit systeem helpt het bedrijf bij het handhaven van de nauwkeurigheid van de transacties en in de georganiseerde vorm. Het kan later ook door het bedrijf worden beoordeeld. Als het bedrijf dit journaal niet gebruikt, worden alle transacties alleen in het dagboek geregistreerd en in een later stadium wordt het moeilijk om naar de specifieke soorten en aard van transacties te kijken.
