Definitie van crediteurenadministratie
Accounts Payable Ledger, ook wel bekend als het crediteurenboek, is het subgrootboek dat de details van de verschillende leveranciers of verkopers van het bedrijf opsomt, samen met hun rekeningsaldi, waarbij het uitstaande bedrag wordt benadrukt dat door het bedrijf moet worden betaald.
Het houdt specifieke te betalen informatie bij voor elke factuur, waaronder:
- Factuur datum
- Factuurnummer
- Naam van leverancier / leverancier
- Bestelhoeveelheid
- Te betalen bedrag
Het saldo van de grootboekrekening voor crediteuren wordt vergeleken met het saldo van de eindboekhouding om ervoor te zorgen dat beide rekeningen overeenkomen. Een dergelijke vergelijking wordt gemaakt als onderdeel van het periodeafsluitingsproces (driemaandelijks / jaarlijks).
Voorbeeld van crediteurenadministratie
Laten we het onderstaande voorbeeld analyseren voor meer begrip:
De aankooptransacties voor Titan Sports Gear Company zijn:
- 12 maart: Aankoop van $ 20.000 aan goedereninventaris, met voorwaarden van 2/15 n 45, FOB-bestemming van Mighty Sun Suppliers
- 18 maart: geretourneerde goederen ter waarde van $ 3.000, die beschadigd waren tijdens de verzendingen van 12 maart.
- 27 maart: Betaald voor de koopwaar van de aankoop van 18 maart bij Mighty Sun Suppliers minus de retourzending en korting.
De boekhoudkundige transacties werden geregistreerd volgens de eeuwigdurende voorraadmethode in de volgende crediteurenboekingen:
Aankoopdagboek
Goedereninventaris A / C Dr ……………………………………………… $ 20.000
A / C crediteurenadministratie ……………………………………………………………… $ 20.000
Dagboek van contante betaling
Algemeen dagboek
Deze tijdschriften zouden verder worden geboekt in de crediteurenadministratie, zoals hieronder:
Leveranciersaccount: Mighty Sun-leveranciers
Het grootboek van de leverancier / dochteronderneming zou dienovereenkomstig worden bijgewerkt voor Might Sun Suppliers als:
Zoals we in de bovenstaande tabellen kunnen zien, is het verkoperssaldo voor Mighty Sun Suppliers $ 0 (NIL) en het crediteurensaldo ook $ 0 (NIL). Omdat ze allebei precies overeenkomen, is het niet essentieel om een volledig schema van crediteuren op te stellen. Als er een saldobedrag in behandeling is, zou een apart crediteurenschema moeten worden opgesteld.
De behandeling van debiteuren zou ook op een vergelijkbare manier zijn.
Er moet echter enige voorzichtigheid en consistentie worden gehandhaafd. Dit voorbeeld is slechts voor één leverancier en voor één maand. Er kunnen meerdere vermeldingen en meerdere leveranciers voor een bedrijf zijn. Daarom zou er een goed mechanisme moeten zijn zonder ruimte voor fouten, aangezien verzoening een moeilijke taak kan zijn.
Problemen bij het matchen
Hieronder staan de manieren waarop het grootboekbeheer niet meer synchroon kan lopen met de crediteurenadministratie:
- Er is een handmatige invoer gemaakt in een van de boeken en er is geen ander record bijgehouden. Dit zal verzoening moeilijk maken.
- Het boeken naar het grootboek (GB) vanuit de module crediteurenadministratie kan op een bepaald moment zijn uitgeschakeld. Dit is vooral het geval bij geautomatiseerde registratie van inzendingen.
- Een posttaak kan zijn onderbroken vanwege een menselijke fout of een stroomstoring tijdens de taak. Een transactielogboek moet worden overwogen voor niet-saldo-boekingen. Indien een complete batch ontbreekt, dient de factuurhistorie te worden vergeleken met het grootboek.
- Het is mogelijk dat alle berichten met succes plaatsvinden op het moment van binnenkomst, maar het bestand is in de tussentijd beschadigd. Als preventiemethode moeten kopieën van het bestand worden opgeslagen in een fysiek of elektronisch formaat.
Voordelen van crediteurenadministratie
- Dit grootboek biedt een snelle momentopname van de huidige leverancierssaldi.
- Het is nuttig als model voor interne controle en auditdoeleinden.
- Managers en boekhouders kunnen ter voorkoming van fouten het subsaldo vergelijken met het grootboeksaldo.
- Het helpt verder bij de scheiding van taken tussen werknemers. Er zou een afzonderlijke medewerker zijn die de transactie registreert en een andere die controleert op mogelijke fouten. Het zorgt voor efficiëntie en een sterke interne controle.
- Deze informatie kan worden gebruikt voor het maken van een verouderingsrapport waarin de naam van de leverancier met individuele achterstallige kennisgevingen wordt weergegeven. Het geeft ook het openstaande bedrag weer voor elke factuur die niet is betaald. De veroorzaakte veranderingen in de cashflow zouden ook worden benadrukt.
- Bovendien, als het aantal te late facturen toeneemt, kan dit problemen aan het licht brengen met de incasso van debiteuren. Het wijst erop dat klanten meer tijd nodig hebben om te betalen dan normaal, wat onmiddellijke aandacht kan vereisen.
Gevolgtrekking
Het bestaan van een crediteurenadministratie is niet verplicht, maar verdient de voorkeur om de boekhouding schoon en georganiseerd te houden. Dergelijke grootboeken helpen bij het bijhouden van te ontvangen en te betalen betalingen voor meerdere jaren. Het is ook een cruciaal hulpmiddel tijdens het auditproces en kan met succes worden gekoppeld in geval van onderzoek van individuele inzendingen.
Registeraccountants of personen met een diploma in de handel kunnen dergelijke taken uitvoeren, waardoor het voor kleine kantoren en verkopers gemakkelijker wordt om dergelijke accounts bij te houden.
