Druk labels af vanuit Excel

Hoe labels afdrukken vanuit Excel-spreadsheet?

Print label optie in Excel gebruikt voor verschillende doeleinden. Het bespaart de gebruikers veel tijd bij het rangschikken van gegevens en het gemak bij het afdrukken van gegevens die onder één of meerdere labels worden gepresenteerd. De volgende stappen moeten worden gevolgd om labels te maken en ze af te drukken zoals weergegeven in de afbeelding.

Zoals beschreven in de afbeelding, moeten de stappen duidelijk worden gevolgd om de labels effectief te maken en te gebruiken. Deze stappen zijn hetzelfde voor alle versies van Excel van 2007 tot 2016. Elke beschreven stap is verder vereist om de substappen te volgen om de labels af te drukken.

Voorbeelden

In Excel worden labels op twee manieren afgedrukt. De volgende voorbeelden illustreren het gebruik en het afdrukken van labels vanaf Excel-sheet.

U kunt deze Labels afdrukken vanuit Excel-sjabloon hier downloaden - Labels afdrukken vanuit Excel-sjabloon

Voorbeeld # 1 - Druk adresetiketten af ​​vanuit Excel met de hulp van Word

  • Stap 1: In de eerste stap worden de gegevens gerangschikt in de rijen en kolommen die de kopteksten vormen, zoals weergegeven in de afbeelding.

Zoals weergegeven in de afbeelding, worden koptekstkolommen gemaakt als klant-ID, titel, voornaam, achternaam, geboortedatum, adres, stad en staat.

Geef op de volgende manier een naam aan de gegevens die in het Excel-blad worden gepresenteerd:

Selecteer de lijst met adressen in Excel-blad inclusief de koptekst.

Ga naar het tabblad "Formules" en selecteer "Naam definiëren" onder de groep "Gedefinieerde namen".

Een dialoogvenster met de naam een ​​nieuwe naam wordt geopend. Geef daarin een naam op en klik op "OK" om het vak te sluiten.

  • Stap 2: Maak het samenvoegdocument in het Microsoft-woord. Plaats de cursor op het tabblad Verzendlijsten en selecteer de optie ' Afdruk samenvoegen starten ' en kies vervolgens de labeloptie zoals weergegeven in de afbeelding.

Vervolgens wordt het dialoogvenster met labelopties weergegeven zoals weergegeven in de afbeelding.

Klik op het tabblad Details om een ​​voorbeeld van de labeleigenschappen te zien.

Hier kunnen we de marge, hoogte, breedte, pitch en grootte van het label en de breedte, hoogte en grootte van de pagina wijzigen. Klik op 'OK' nadat u de vereiste wijzigingen heeft aangebracht. Vervolgens wordt de pagina weergegeven zoals weergegeven in de afbeelding.

Klik op het tabblad Ontwerpen om tabelstijlen aan de labels toe te voegen. Het uiterlijk wordt gewijzigd zoals hieronder weergegeven.

Stap 3: Koppel de labels uit de bestaande lijst vanuit Excel aan de mailinglijst.

  • Ga naar het tabblad Mailing en kies de optie " Gebruik een bestaande lijst " uit de geselecteerde deelnemercategorie.

Het toont het dialoogvenster 'gegevensbron selecteren' dat wordt weergegeven in de onderstaande schermafbeelding.

Kies het Excel-blad waarin de gemaakte tabel wordt gepresenteerd en klik op openen.

Kies de tafelnaam en klik op de "ok" -knop.

Vervolgens wordt de pagina weergegeven zoals weergegeven in de afbeelding.

  • Stap 4: Schik de labels in de tafel.

Plaats de cursor in het eerste record van de tabel en plaats de labels. Klik hiervoor op de knop “ Samenvoegveld invoegen ”.

Klik één voor één op elk label. Focus bij het invoegen van de labels op de rangschikking van labels en druk op "Enter" om een ​​label toe te voegen aan de volgende regel.

Klik vervolgens op de optie "update labels" om hetzelfde formaat toe te passen op de resterende records van de tabel. Vervolgens wordt de pagina weergegeven.

Ga naar Voltooien en samenvoegen en kies de optie "Individuele documenten bewerken" .

Voer de recordnummers van 1 tot 12 in (varieert op basis van de tabelgrootte in het Excel-blad) om de gegevens met de labels samen te voegen met het nieuwe document.

Het wordt weergegeven zoals hieronder aangegeven.

  • Stap 5: Druk de labels af

Om de labels af te drukken, gaat u naar de afdrukoptie in het Excel-menu Bestand.

De labels worden gedrukt zoals hieronder weergegeven.

Methode # 2 - Druk een enkel adreslabel af vanuit Excel zonder Word

  • Stap 1: Gebruik het Excel-blad met een kleine macro om de kolomgegevens te herschikken naar de afdrukbare adresetiketten.
  • Stap 2: voer gegevens in kolom A in.

  • Stap 3: Druk op CTRL + E om de Excel-macro te starten.

  • Stap 4: Voer het aantal kolommen in om de labels af te drukken.

Vervolgens worden de gegevens weergegeven.

  • Stap 5: Stel de aangepaste marges in als boven = 0,5, onder = 0,5, links = 0,21975 en rechts = 0,21975.

  • Stap 6: Stel de schaaloptie in op "Alle kolommen op één pagina passen" in de afdrukinstellingen en klik op afdrukken.

Dingen om te onthouden

  • Vergeet niet een label op te slaan dat is gemaakt voor rapporten en facturen. Het ondersteunt het gebruik van de labels in de toekomst.
  • Door de labelsjablonen in Word te gebruiken, bespaart u veel tijd bij het maken en afdrukken van labels
  • Zorg ervoor dat het Excel-blad geen lege cellen, rijen en kolommen bevat om ongepaste resultaten te voorkomen tijdens het samenvoegen in een Word-document
  • Maak afzonderlijke kolommen voor de voornaam, achternaam en titelkopteksten in plaats van één om de informatie van de ontvanger te scheiden.