Begrotingscontrole

Begrotingscontrole Betekenis

Begrotingscontrole staat bekend als het opzetten van een bepaald budget door het management om de variatie tussen feitelijke prestaties en gebudgetteerde prestaties van het bedrijf te kennen, en het helpt managers ook bij het gebruik van deze budgetten om verschillende kosten binnen de specifieke boekhoudperiode te bewaken en te beheersen.

Het is een proces van planning en controle van alle functies van een organisatie door vergelijking en analyse van gebudgetteerde cijfers met daadwerkelijke resultaten. Door de gebudgetteerde cijfers te vergelijken met de werkelijke resultaten, identificeert het de gebieden die verbetering behoeven en waar kostenreductie haalbaar is of gebudgetteerde cijfers moeten worden herzien.

Soorten begrotingscontrole

Er zijn verschillende soorten controle die een organisatie kan implementeren -

# 1 - Operationele controle

Het dekt de inkomsten en bedrijfskosten, die essentieel zijn voor de dagelijkse gang van zaken. De werkelijke aantallen op een budget worden in de meeste gevallen maandelijks vergeleken. Het helpt bij het verkrijgen van controle over EBITDA - Winst vóór afschrijving en amortisatie van rentelasten.

# 2 - Cashflowcontrole

Dit is een belangrijk budget dat controle houdt over de werkkapitaalbehoefte en het cashmanagement. Cash crunches kunnen schadelijk zijn voor het dagelijks functioneren, dus dit is een belangrijk aspect.

# 3 - Capex-controle

Het dekt investeringsuitgaven, zoals het kopen van machines of het bouwen van een gebouw. Omdat er enorm veel geld mee gemoeid is, helpt de besturing hier om verspilling tegen te gaan en kosten te verlagen.

Hoe wordt het budget opgesteld?

De begroting wordt opgesteld op basis van eerdere uitgaven en houdt rekening met alle voorzienbare uitgaven die zich onvermijdelijk zullen voordoen. Tegenwoordig in een geautomatiseerde omgeving waar financiële overzichten worden opgesteld in Excel-sheets. We hebben de mogelijkheid om het kwartaalgemiddelde of het jaargemiddelde te selecteren.

Als we bijvoorbeeld het budget voor juli 2019 willen voorbereiden op basis van de resultaten van het tweede kwartaal, ziet het eruit als -

Hier, juli-budgetformule = (april + mei + juni) / 3 dat wil zeggen, gemiddelde van april, mei en juni.

In de bovenstaande tabel, op basis van de werkelijke resultaten van april, mei en juni, verwachten we dat de omzet $ 6.250 en de nettowinst voor juli $ 383 zal zijn.

Laten we nu aannemen dat we de werkelijke resultaten voor juli hebben en deze vergelijken met de juli-begroting om het verschil te zien -

In dit geval hebben de werkelijke verkopen voor juli het budget met $ 150 overschreden. Dit kan zijn omdat er meer hoeveelheden zijn verkocht of omdat de verkoopprijs per stuk licht is gestegen. Als de verkoopprijs per stuk in juli constant bleef, betekent dit dat het verkoopteam beter heeft gepresteerd dan gemiddeld en dat de verkoop daardoor is gestegen.

Verdere analyse zal uitwijzen voor welke regio en welk product de afzet is toegenomen. Op dezelfde manier zijn de bedrijfskosten met $ 33 gestegen, wat te wijten zou kunnen zijn aan hogere kosten van inputmateriaal, of het kan incidenteel zijn met extra verkopen.

Voordelen en nadelen van begrotingscontrole

Voordelen

  • Een effectief hulpmiddel voor het meten van prestaties van afdelingen, individuen en kostenplaatsen;
  • Identificatie van gebieden voor reductie en efficiencyverbetering;
  • Verhoogde efficiëntie en kostenreductie resulteren in winstmaximalisatie;
  • Het helpt ook bij het introduceren en stimuleren van regelingen op basis van prestaties.
  • De kostenreductie is altijd het primaire doel.
  • Verbetert de coördinatie tussen afdelingen doordat de resultaten en kosten met elkaar in verband staan.
  • Het biedt inzicht voor diepgaande analyse en eventuele corrigerende maatregelen.
  • Handig bij het bereiken van het langetermijndoel van een organisatie.

Nadelen

  • Gebudgetteerde cijfers moeten vaak worden herzien omdat voorspelling in de toekomst moeilijk is
  • Tijdrovend en kostbaar proces, mensen en middelen nodig Budgetcontroleprocessen
  • Dit proces vereist soms afstemming tussen verschillende afdelingen is een moeilijke taak
  • Dit proces vereist goedkeuring en ondersteuning van het hoogste senior management
  • Het altijd vergelijken van de werkelijke werkelijke cijfers met een budget is nadelig voor de motivatie van medewerkers

Beperkingen

  • De toekomst is onvoorspelbaar, dus budget garandeert niet altijd een vlotte toekomst voor een organisatie
  • Gebruik meestal eerder opgenomen nummers
  • Negeert demografische gegevens en vele andere economische factoren
  • Overheidsbeleid en belastinghervormingen zijn niet altijd voorspelbaar
  • Natuurlijke gebeurtenissen zoals regen, moesson, droogte en andere oncontroleerbare factoren beïnvloeden de feitelijke prestaties van een organisatie die niet in aanmerking kunnen worden genomen voor het budget

Belangrijke aandachtspunten

  • Alle voorzienbare inkomsten of uitgaven die niet eerder waren opgenomen, moeten in de begroting worden opgenomen.
  • De controlefuncties mogen niet extreem van aard zijn om personeel onder druk te zetten als dat wel het geval is, dan is een verandering nodig.
  • De normen moeten periodiek worden herzien.
  • Elke wijziging moet onmiddellijk of van tevoren aan alle belanghebbenden worden gemeld.
  • De verandering in productie, verkoop of een functie binnen de organisatie heeft invloed op de controlefuncties.
  • De basis van kostentoewijzing wordt belangrijk bij analyse op microniveau, dus als er een wijziging is in de basis van kostentoewijzing, moet deze volledig worden geanalyseerd voordat deze wordt ingevoerd.

Gevolgtrekking

Begrotingscontrole is een zeer belangrijk aspect van de dagelijkse activiteiten en vooruitzichten op lange termijn van een organisatie. Als het zorgvuldig wordt geplaatst, helpt het niet alleen bij het beheersen van de kosten, maar ook bij het verbeteren van de efficiëntie. Er zijn andere zaken, zoals standaardkosten, die er ook deel van uitmaken.

Hier kunnen we de kosten-, efficiëntie-, opbrengst- of mixvariaties, enz. Berekenen. Het identificeert dus de exacte reden achter elke afwijking wanneer we de activiteit van de ene periode met de andere vergelijken. Omdat in de moordende concurrentie van vandaag de organisaties altijd streven naar excellentie en beste praktijken, en budgetcontrole helpt bij het identificeren en bereiken van dat beleid en die praktijken.

Het identificeert of er een probleem of kans op verbetering is met de inkoop van inputmateriaal, de gewenste output van het materiaal, een verwerkingsprobleem of de administratie van het verkoopteam. Om de bedrijfsfuncties volledig te begrijpen en de analyse van de onderliggende oorzaken van verschillende uitkomsten, is budgettaire controle een belangrijk instrument in de handen van partijen die bij de organisatie zijn betrokken.