Volledig MOU - Memorandum of Understanding
De volledige vorm van MOU staat voor Memorandum of Understanding is een overeenkomst tussen twee of meer partijen die de intentie van alle partijen aangeeft om in een gemeenschappelijke richting te gaan met betrekking tot een actie, is niet wettelijk bindend en kan worden opgevat als een stap voorwaarts in de richting van een formele overeenkomst tussen de partijen.
Hoe werkt het MOU?
- In het memorandum van overeenstemming worden de verantwoordelijkheden en verwachtingen van alle partijen in het document uiteengezet en wordt een serieuze intentie voor een actie bekendgemaakt.
- MOU's worden veel gebruikt in internationale betrekkingen omdat ze snel en in het geheim tussen de betrokken partijen kunnen worden opgesteld. Veel bedrijven, overheidsinstanties en afdelingen gebruiken ook MOU's om vooruitgang te boeken in de richting van het doel.
Inhoud en formaat van MOU
Wanneer partijen zich melden om een memorandum van overeenstemming te ondertekenen, moeten de gesprekken een stadium hebben bereikt waarin partijen weten wat ze van de relatie kunnen verwachten en hoe ze verder moeten in de richting van het doel. Elke partij kan haar eigen voorwaarden opstellen in overeenstemming met hun besprekingen en een gezamenlijke versie van het MOU opstellen, waarbij rekening wordt gehouden met de belangen van elke partij in hun documenten.
MOU's hebben gewoonlijk de volgende inhoud wanneer ze worden opgesteld:
# 1 - De bedoeling
De bedoeling is de beschrijving van wat de partijen met de relatie of het partnerschap willen bereiken. De intentie moet eenvoudig zijn zonder enige dubbelzinnigheid voor het gemak van verwijzing en duidelijkheid van het doel.
# 2 - Details van de partijen
Elk van de partijen die aan het memorandum van overeenstemming deelnemen, moet zichzelf in dit deel van het MOU hebben genoemd. Het kunnen landen, organisaties, instellingen, bedrijven of handelsorganisaties zijn.
# 3 - Periode van MOU
Het moet dan de periode bepalen waarvoor het MOU geldig is. Als de partijen om welke reden dan ook niet in de richting van het MOU kunnen bewegen, wordt het MOU op de vastgestelde datum stopgezet. Memorandum van overeenstemming is niet eeuwig.
# 4 - Verantwoordelijkheden van betrokken partijen
In deze sectie worden de verantwoordelijkheden van elke partij in detail uiteengezet. Als er gezamenlijke verantwoordelijkheden zijn, moeten deze hier ook worden vastgelegd. Dit deel zou het meest gedetailleerd moeten zijn om duidelijk aan te geven wat elke partij zal doen om het gemeenschappelijke doel te bereiken dat in het memorandum van overeenstemming is overeengekomen. Deze sectie moet details bevatten over de middelen die alle partijen geacht worden te hebben en hoe zij zullen bijdragen aan het vervullen van hun vereiste verantwoordelijkheden zoals voorgesteld in dit deel van het document.
# 5 - Vrijwaringen
Het moet over voldoende disclaimers beschikken waarin alle verantwoordelijkheden, feiten en processen worden uiteengezet waarvan beide partijen afstand moeten nemen. Eventuele controversiële regelingen dienen ter verduidelijking in dit segment te worden vermeld.
# 6 - Financiën
De financiële regelingen voor het voorgestelde partnerschap moeten in dit deel van het MOU in detail worden uiteengezet. De betalingen of investeringen die moeten worden gedaan, het delen van inkomsten, de te betalen rente, de te dragen kosten, enz. Moeten in dit deel van het document worden vermeld.
# 7 - Risico's delen
Partijen dienen duidelijk de risico's te bezitten die tijdens het partnerschap door hen worden gedragen. De risico's kunnen binnen of buiten de controle van de respectieve partijen liggen. Ongeacht de aard van het risico dienen de partijen alle vormen van risico in het MOU adequaat af te dekken. Risico's die gezamenlijk worden gedeeld, moeten ook in dit segment aan de orde komen.
# 8 - Handtekeningen
Elke partij of de vertegenwoordigers moeten het memorandum van overeenstemming ondertekenen en akkoord gaan met de voorwaarden die in het MOU worden vermeld.
Het bovenstaande zijn de componenten van een basis MOU. Partijen kunnen het complexer of eenvoudiger maken, afhankelijk van de aard van de transactie. Een memorandum van overeenstemming tussen twee liefdadigheidsinstellingen om ruimte in een gebouw te delen, kan bijvoorbeeld extreem eenvoudig zijn, terwijl een MOU tussen de twee regeringen over hun handel en commercie buitengewoon complex kan zijn en duizenden pagina's beslaat waarin elk onderdeel van de voorgestelde regeling wordt beschreven.
Wanneer een memorandum van overeenstemming gebruiken?
Partijen hebben ervoor gekozen om een MOU aan te gaan wanneer ze iets beters nodig hebben dan een mondelinge toezegging en minder dan een formeel contract. Het is slechts een formeel ernstpact tussen partijen. Een memorandum van overeenstemming kan nog steeds een stap in de richting van een formeel contract zijn als de partijen besluiten het partnerschap aan te gaan, wat ernstige gevolgen heeft. Het kan ook worden ondertekend tussen non-profitorganisaties, aangezien ze als minder bedreigend worden beschouwd dan het formele contract.
Doel
Het doel van een typische MOU is de lay-out van hetgeen de partijen zijn overeengekomen in een formele relatie of partnerschap. Het is beter dan een mondelinge toezegging, het is gedocumenteerd en er kan naar worden verwezen als een van de partijen afwijkt van het pad dat in het document is uiteengezet. Als er geen MOU is, is het moeilijk om zelfs maar onderling geschillen te beslechten tijdens de loop van de overeenkomst, waardoor het bereiken van het einddoel in gevaar komt.
Voordelen
- Een formeel document met de rolverantwoordelijkheden van alle betrokken partijen
- Beter dan verbale toezeggingen
- Biedt een goed referentiepunt in geval van geschillen
- Legt de intentie van alle partijen uit naar een gemeenschappelijk doel
- Handig en gemakkelijk in te lijsten dan een juridisch bindend contract
- Is vriendelijker en minder bedreigend dan een formeel juridisch bindend contract
- Maakt het mogelijk om verplichtingen onder internationaal recht te vermijden wanneer landen de MOU's ondertekenen
Nadelen
- Het ontbreken van wettelijk bindende voorwaarden beperkt het vermogen van het MOU om het gewenste resultaat te bereiken
- Het kan zijn dat niet alle partijen in MOU's geloven, in welk geval er een impasse kan ontstaan in de gesprekken tussen partijen waar niets kan bevruchten.
Gevolgtrekking
- Ze worden veel gebruikt en worden beschouwd als een belangrijk startpunt in bilaterale en zakelijke relaties. Formeel geschreven rollen, verantwoordelijkheden en risico's geven duidelijkheid over hoe verschillende situaties in de loop van de overeenkomst zullen worden benaderd.
- Sommige MOU's blijken net zo goed te zijn als juridische contracten, omdat partijen zich er altijd aan houden voor het grotere wederzijdse voordeel, terwijl andere botsen omdat partijen zich er niet aan houden vanwege verminderde levensvatbaarheid (in welk geval het wederzijds wordt ontbonden) of vanwege egoïstische belangen van de betrokken partijen.
