Volledig formulier van GRN (goederen ontvangen nota)

Volledig formulier van GRN - Goederen ontvangen nota

De volledige vorm van GRN is Goods Received Note. De GRN verwijst naar het bedrijfsdocument dat door de klant wordt ingevuld op het moment van ontvangst van de goederen van de verkoper om de ontvangst van alle goederen te bevestigen zoals overeengekomen tussen de betrokken partijen en het wordt vaak vergeleken met de bestelbon ( PO) alvorens de betaling aan de verkoper van de goederen uit te voeren.

Eigenschappen van GRN

Bij fabricage en andere soorten organisaties, waar het organisatorische proces het transport van de goederen van de ene plaats naar de andere of het transporteren van de buitenmarkt naar het magazijn enz. Omvat, speelt de goederenontvangstbon een zeer belangrijke rol. Soms kan de verwerkingstijd langzamer zijn dan normaal en dit kan worden getraceerd op de goederenontvangstbon.

Een van de belangrijke kenmerken van een goederenontvangstbon is dat, wanneer de goederen naar de winkel worden vervoerd, de winkelmanager dit document meeneemt als bewijs of de goederen overeenstemmen met de vereiste hoeveelheid, of de vereiste hoeveelheid zoals vermeld in de nota is daadwerkelijk ontvangen of niet. De goederenontvangstbon wordt dus ook een bewijs en wordt de audittrail.

Wat moet worden opgenomen in de goederenontvangstbon?

Gewoonlijk is de voordruk van de goederenontvangstbon in de organisatie van de afdeling van de winkel. Daarom moet het management hen goed trainen in termen van wat er allemaal moet worden vermeld op de goederenontvangstbon. De volgende lijst is opgesteld met de belangrijke dingen die in GRN moeten worden opgenomen:

Bovenaan de GRN staat de naam van de leverancier van de goederen.
Het wordt gevolgd door de datum en het tijdstip van afgifte en de datum en tijd van ontvangst van de goederen door de afdeling van de winkel.
Het juiste adres van de plaats waar de goederen vervoerd dienen te worden en de plaats waar de goederen geleverd dienen te worden samen met de juiste pincode.
De beschrijving van de goederen die worden vervoerd, samen met de hoeveelheid van elk soort product, het tarief en de prijs van de goederen.
Het einde van het GRN gebeurt door de handtekening en naam van het geautoriseerde personeel, zowel van de leverancier als van de winkelmanager en de bediende die de goederen zou moeten ontvangen.

Proces van GRN

Het volgende is het proces van GRN:

De ontvangst van de factuur en het uitladen van de goederen naar de winkels.
De fysieke verificatie van het aantal ontvangen goederen samen met de omschrijving van de goederen.
Als de goederen worden betwist of van een geringe hoeveelheid zijn, wordt de leverancier gecontacteerd om de reden van het tekort te achterhalen.
Nadat de hoeveelheid is gecontroleerd, wordt de kwaliteitstest uitgevoerd.
Een bevestiging wordt door challan gedaan en naar de leverancier gestuurd.
Na bovenstaande stap zal de ontvangende afdeling het GRN in 5 exemplaren voorbereiden. Origineel voor hen, en de rest voor de inkoopafdeling, de boekhoudafdeling, een voor de winkelmanager en een voor de persoon die de aanvraag tot bestellen doet.
Op basis hiervan worden boekingen gemaakt in de grootboeken van winkels.

Belang

Voor elke boekhoudafdeling is het goederenontvangstbewijs een zeer belangrijk document, aangezien het het objectiviteitsbeginsel van de boekhouding dient. Elke inschrijving in de boekhouding moet verplicht worden gestaafd met het bewijs in gedocumenteerde vorm.
Verder worden de goederen geverifieerd bij de GRN voordat de producten aan de verkoper worden betaald. Om de kans op fouten en fraude te verkleinen, is het in een organisatie ook belangrijk dat het werk van de ene persoon wordt gecontroleerd door een ander, en dat de ene persoon niet bij meer dan 1 continu proces betrokken is. Vandaar dat dankzij GRN het organisatiewerk door verschillende mensen wordt geïnspecteerd.
Omdat de werkelijke fysieke hoeveelheid goederen wordt gecontroleerd met de goederenontvangstbon; er wordt alleen betaald voor die goederen die daadwerkelijk zijn ontvangen. Hierdoor wordt onterechte betaling vermeden.
Dit document plaatst ook een belangrijke rol bij de leverancier. De leverancier kan met de hulp van de GRN bewijzen dat de goederen vanaf hun einde zijn verzonden, aangezien de GRN een officieel juridisch document is en als bewijs kan worden aanvaard in de rechtbank.

Goederenontvangstbonus versus goederenverzendbon

Hieronder volgen de verschillen tussen Goederenontvangstbonnen en Goederenverzendnota:

De goederenverzending (GDN) wordt opgesteld door de verzendafdeling van de leverancier, terwijl de goederenontvangstnota wordt voorbereid door de ontvangende afdeling van de koper.
Zonder verhoogd GDN kan de boekhoudafdeling van de leverancier de factuur niet verhogen, terwijl zonder GRN de afdeling inkoper geen betalingen of boekingen kan doen.

Voordelen

Dit zijn de voordelen van de goederen die een nota hebben ontvangen:

Het werkt als bewijs voor auditors en wordt daarom opgenomen in de audit trail-procedures.
GRN toont de werkelijk ontvangen hoeveelheid en daarmee kan het verlies van hogere betaling aan de leveranciers worden gedetecteerd.
Het is een afleverbewijs. Het is een juridisch afdwingbaar document en kan bij de rechtbank worden ingediend.
Het personeel in het logistieke team wordt aansprakelijk gesteld in geval van fouten of fraude, aangezien de hoeveelheid altijd moet overeenkomen met de hoeveelheid GRN. Bij het team ontstaat een gevoel van verantwoordelijkheid en alertheid.
De financiële afdelingen van grotere bedrijven kunnen dit document gebruiken voor vergelijkingsdoeleinden om te zien hoeveel goederen besteld zijn en hoeveel er daadwerkelijk is ontvangen en in de boeken is geboekt.

Gevolgtrekking

GRN is de afkorting die wordt gebruikt voor goederen die de nota hebben ontvangen. Zoals de naam al aangeeft, is het ontvangstbewijs van de goederen het bericht van de bevestiging van de ontvangst van de goederen door de klant of de koper van de verkoper, die door de koper wordt gevuld op het moment dat de goederen daadwerkelijk worden ontvangen. Het is een officieel juridisch document en kan als bewijs worden aanvaard in de rechtbank.