Boekhoudinformatiesysteem (definitie, voorbeelden)

Wat is het boekhoudinformatiesysteem?

Boekhoudinformatiesysteem verwijst naar de computergebaseerde methode die door de bedrijven wordt gebruikt om de boekhoudkundige en financiële gegevens te verzamelen, op te slaan en te verwerken die door de interne gebruikers van het bedrijf worden gebruikt om verslag uit te brengen over verschillende informatie aan de belanghebbenden van het bedrijf zoals crediteuren, investeerders, belastingdienst, etc.

In eenvoudige bewoordingen is het een systeem om alle informatie met betrekking tot financiële transacties en gebeurtenissen zodanig te verzamelen en op te slaan dat ze kunnen worden opgevraagd voor besluitvorming door het interne management, rekeningen, CFO's, auditors, enz. AIS kan een zeer eenvoudig grootboek naar verschillende boekhoudkundige, kostprijsberekeningen, financiële rapporten zoals winst- en verliesrekening, balans, enz.

Onderdelen van het boekhoudinformatiesysteem (AIS)

# 1 - Persoon (belanghebbenden)

Het begin en einde van alle boekhoudkundige aspecten. Er is een stakeholder die informatie in het systeem invoert, verzamelt, analyseert, rapporteert, etc., en er is een andere persoon (stakeholder) die informatie nodig heeft. Een accountant legt bijvoorbeeld verschillende financiële gegevens vast en presenteert deze voor gebruik door meerdere belanghebbenden zoals een eigenaar, aandeelhouders, schuldeisers, overheid, etc.

# 2 - Gegevens

Wat registreert en rapporteert AIS nu? Het draait allemaal om verschillende boekhoudkundige transacties, evenementen en andere geldelijke items. AIS legt geen informatie vast die geen geldelijke basis heeft. Gegevens kunnen van alles zijn, zoals verkoopadministratie, klantaccount, leveranciersgrootboeken, financiële rapporten zoals P&L en balans, kasstroomoverzicht, enz.

# 3 - Vastgestelde procedures

Om verschillende functies uit te voeren, zoals vermeld in de definitie, volgt AIS vooraf gedefinieerde stappen en procedures. Om consistentie te garanderen, is dit een van de meest elementaire behoeften van een AIS. AIS kan een actie uitvoeren met handmatige tussenkomst of automatisch. Deze actie moet worden geïnstrueerd aan de persoon die gegevens verwerkt of gecodeerd in het systeem in het geval van automatische systemen.

# 4 - Software (ERP)

Een software of, in bredere termen, ERP is een computergebaseerd programma dat de genoemde functies uitvoert. ERP kan worden omschreven als een databasesoftwarepakketsysteem dat bedrijfsprocessen en operaties ondersteunt, inclusief productie, marketing, financiën, personeelszaken, enz. Het vormt een van de belangrijkste componenten van het boekhoudinformatiesysteem (AIS).

# 5 - Infrastructuur van informatiesystemen

In eenvoudige bewoordingen kan IT-infrastructuur worden gezegd een consortium van verschillende IT & IS-hardware, tools en accessoires. Bijvoorbeeld computers, printers, scanners, enz

# 6 - Interne controles

Interne controles zijn de basisbehoefte van elke bedrijfsorganisatie. Dit zijn tools, controles, procedures, systemen die door een organisatie zijn aangenomen om de integriteit van financiële informatie te waarborgen, fraude te voorkomen, fouten te voorkomen, activa te beschermen, enz.

Case study gebaseerd op voorbeelden van AIS

Case - Martin Inc., eigenaar van de bekende Londense supermarktketen, gebruikte de conventionele methode om transacties op papier te registreren, nu met het oog op groeiende bedrijven wil het de details weten van klanten, verkopers, winsten die in het verleden zijn verdiend, toekomstige geschat winstgevend vermogen, details van het werkkapitaal dat bij zijn bedrijf betrokken is, maar kan dit niet voorspellen vanwege handmatige boekhoudpraktijken.
Probleem - De eigenaar is niet in staat om zijn vestigingsplaats, dwz alle bovengenoemde vereisten, te begrijpen.
Oplossing - Als AIS in gebruik was geweest, zou Martin Inc. gemakkelijk details hebben kunnen achterhalen over klanten, verkopers, in het verleden behaalde winsten, werkkapitaal in zaken, enz. Niet alleen cijfers uit het verleden, maar AIS heeft ook de mogelijkheid om de toekomst te voorspellen trends in winst, kasstromen en andere posities.

Voordelen van boekhoudinformatiesysteem

# 1 - Kosteneffectiviteit - In het tijdperk van digitalisering en kunstmatige intelligentie evolueert elke organisatie naar kostenbesparingen met behulp van kunstmatige intelligentie. AIS heeft bijgedragen aan het verminderen van handmatige inspanningen en kan dezelfde handeling kosteneffectiever uitvoeren.
# 2 - Tijdeffectiviteit - AIS heeft bedrijfsorganisaties geholpen bij het verminderen van de hoeveelheid tijd die nodig is voor het vastleggen, classificeren en rapporteren van financiële informatie. Een grote hoeveelheid handmatig werk kan door AIS worden voltooid met veel minder inspanningen en tijd.
# 3 - Gemakkelijke toegang (draagbaarheid) - Gegevens die zijn opgeslagen in AIS kunnen overal en op elk moment worden opgehaald via een informatiesysteem dat is verbonden met internet. Waar handmatig opgestelde boekhoudingen niet gemakkelijk kunnen worden vervoerd, kunnen AIS-gegevens dat wel zijn.
# 4 - Nauwkeurigheid - Met de betrokkenheid van AIS wordt de betrouwbaarheid van gegevens vergroot. Zoals we eerder in dit artikel hadden besproken, volgt een AIS een vooraf gedefinieerde set instructies. Daardoor is de kans op foutgevoelige informatie kleiner en heeft AIS als bijkomend voordeel nauwkeurige gegevens.

Nadelen

# 1 - Initiële kosten van installatie en training - Hoewel we hebben besproken dat een AIS kosteneffectief is, is hetzelfde mogelijk niet juist in het geval van kleine bedrijven. De kosten van de eerste installatie zijn mogelijk hoog en genereren mogelijk geen waarde voor de organisatie.
# 2 - Handmatige interventie - Hoewel we hebben besproken dat AIS handmatige interventie vermindert, kan hetzelfde niet worden geëlimineerd. AIS heeft op een bepaald moment handmatige tussenkomst nodig, wat inefficiëntie in het systeem kan veroorzaken.
# 3 - Fout kan niet volledig worden geëlimineerd - We hebben besproken dat AIS de kans op fouten verkleint, maar er zijn kansen op verkeerde codering in software, wat kan leiden tot foutgevoelige resultaten. Ook is hier nog handmatige tussenkomst aanwezig, wat ook een fout kan genereren.
# 4 - Vertrouwelijkheid - Hoewel we de overdraagbaarheid van AIS-gegevens hebben besproken, kan hetzelfde ook rampzalig zijn voor een organisatie als dergelijke informatie wordt gehackt, dwz gestolen. Een indringer kan de informatie wijzigen of hij kan gevoelige financiële informatie vrijgeven.
# 5 - Virusaanval - Alle gegevens die op IS zijn opgeslagen, kunnen worden geïnfecteerd met een virus dat kan leiden tot verstoring of wijziging van financiële informatie die is opgeslagen op AIS.

Beperkingen

Kosten: we hebben de kosten van AIS al als een nadeel besproken.
Training: gebruikers moeten worden getraind om AIS op de gewenste manier te voeden, op te halen of te gebruiken. Als de betrokken persoon niet goed wordt opgeleid, kan dit leiden tot onnauwkeurige gegevensvoorbereiding en presentatie. Ook zijn er regelmatig overplaatsingen, promoties, ontslagen, pensionering in een grote organisatie. In al deze gevallen is er regelmatig behoefte aan training voor vervangers.
Veroudering : in het tijdperk van digitalisering verandert technologie in hoog tempo. Het duurt maar even voordat de technologie verouderd is. Dit genereert de behoefte voor een organisatie om de wijzigingen op zijn vroegst over te nemen. Anders kan dit leiden tot foutgevoelige gegevens.

Wijziging in het boekhoudinformatiesysteem (AIS)

In het tijdperk van snel veranderende technologie en aanpassing van technologische vooruitgang, vinden er aanzienlijke veranderingen plaats in AIS. De laatste veranderingen zijn onder meer cloud computing, cloud accounting, real-time accounting of mobile accounting.

Dit heeft de boekhouding veel eenvoudiger en gemakkelijker gemaakt in vergelijking met oude boekhoudmethoden. De vooruitgang heeft een niveau bereikt dat niet alleen cijfers registreert, classificeert, analyseert en rapporteert, maar ook toekomstige trends voorspelt, wat kan helpen om een actuele situatie met veel paraatheid het hoofd te bieden.

Gevolgtrekking

Accounting Information System (AIS) kan worden omschreven als een zegen voor elke organisatie, aangezien we zowel de voor- als nadelen en de beperkingen van AIS hebben bestudeerd. Over het algemeen is het echter erg voordelig voor een organisatie om over te stappen van handmatige boekhouding naar op AIS gebaseerde boekhouding. Om verschillende nadelen en beperkingen van AIS te overwinnen, is er software die de AIS van de organisatie beschermt tegen virussen, hackers en andere aanvallen.

Artificial Intelligence, een uitgebreide versie van het Accounting Information System (AIS), is al begonnen met het verminderen van handmatige tussenkomst en zal binnenkort in een razend tempo groeien.